2.5 Skladový systém


V požadavcích podniků na skladový systém je značná variabilita. Proto také řešení skladového systému není záležitost jednoduchá. Skladový systém je konstruován tak, aby na základě níže uvedených funkcí splňoval požadavky na skladové hospodářství výrobních a obchodních organizací. Systém je možné používat i při maloobchodním prodeji, pokud četnost prodeje není příliš veliká - specializované prodejny.

1. Základní identifikační údaje, skladové a účetní hodnoty:
- Syntetický účet skladové položky
- Analytický účet skladové položky
- Číslo skladu
- Identifikace skladové položky - 22 míst alfanumerika (řetězec)
- Množství na skladové položce
- Kč na skladové položce
- Průměrná cena skladové položky, udržovaná metodou váženého aritmetického průměru.

2. Ostatní údaje skladového systému, jejichž údržba se provádí neúčetní cestou a položky tohoto neúčetního charakteru zásob umožňují následující sledování:

Minima a maxima na skladové položce s možností výpisů položek přesahující tyto hranice.

Fakturační cena skladové položky - bez i včetně DPH. V případě období, kdy dochází ke změně sazby DPH mezi obdobím aktuálním a předpořízením je v systému také fakturační cena včetně DPH pro předpořízení.

Fakturační ceny se v mohou udržovat dvojím způsobem. Přímé zadání fakturační ceny obsluhou nebo propočet fakturační ceny procentem přirážky na základě průměrné skladové ceny. Pokud je podnikem uplatňován tento druhý způsob, doporučujeme častou kontrolu vazeb mezi cenou průměrnou a cenou fakturační.

V případě přímého zadávání fakturačních cen věnujte maximální pozornost vazbám na nastavení systémového parametru č. 037 - správa a zadání fakturačních cen.

Dvojí procentická přirážka - zadávaná a skutečná. Speciální cenotvorbou u souboru skladových položek je také využívání tzv. procentické přirážky k ceně průměrné pro tvorbu fakturační ceny bez DPH. Pro zlepšení této funkce jsme rozšířili strukturu souboru skladových položek o skutečné procento přirážky. V systému máte procento přirážky pro účely aktuálního zadávání změny ceny. V době tvorby fakturační ceny formou přirážky jsou obě procenta přirážky totožné (s vlivem zaokrouhlení). Každé spuštění reindexace bude také provádět vždy výpočet skutečného procenta přirážky. Máme tedy k dispozici signalizační mechanismus mezi zadáním ceny procentem přirážky a vlastní skutečnou přirážkou při změně průměrné ceny položky.

Doplňující identifikační údaje položky - tj. měrná jednotka, jakost, název položky, regál uložení a individuální komentář.

Zadání koeficientu v případě, že položku evidujeme v podniku v jiných měrných jednotkách, než jaké jsou uvedeny na fakturách. V případě zadání tohoto koeficientu program umožní zadat množství měrné jednotky podle faktury a provede sám přepočet množství pro zápis do skladového souboru.

Některé z těchto tzv. neúčetních údajů skladových položek jsou na základě parametrů možné vyblokovat, pokud se podnik rozhodne je nepoužívat.

Propojení mezi základním modulem účetnictví a položkovým skladovým systémem je realizováno se záměrem minimalizace pořizování a možností vytváření některých datových zápisů programově. Tyto záměry lze realizovat při přesně definovaných pravidlech mezi skladovým hospodářstvím a základní ekonomikou. Základním prvkem systému je to, že každá skladová věta materiálu, zboží nebo výrobků na skladě obsahuje příslušnou vazbu na účtovou osnovu.

U podniků s rozsáhlou datovou základnou skladů je ještě možnost instalovat variantu s návazností skladových položek na účetnictví tak, že první dva znaky skladové položky jsou totožné s analytickým účtem. V tomto případě pak musí položka začínat číselně.

Na základě znalosti účtu podle skladové položky jsou přímo programem podle příslušných režimů doplňovány účty spotřeb, prodejů a tržeb, viz následující příklad.

Vzhledem k tomu, že na účtech 612 a 613 jsou účtovány jak produkce, tak spotřeby a prodeje, bylo v systému nutné upravit pravidla analytické evidence. U účtů spotřeb je analytický účet totožný s účtem skladové položky, u účtů prodeje výrobků a polotovarů je k analytickému účtu položky přičítána konstanta 500.

Příklad:
Účet skladu Účet spotřeby Účet prodeje Účet
Odpis ze skladu tržbový
112 062 501 062 542 062 642 xxx
123 022 613 022 613 522 601 xxx
122 056 612 056 612 556 601 xxx
132 072 504 072 504 072 604 xxx


xxx - analytický účet je volitelný podnikem

Při použití syntetických účtů skladového hospodářství s analytikou 0 až 899 program neumožňuje vytvořit zápis bez zadání čísla skladu a identifikace skladové položky. Ihned při účetním zápisu příjmu je interaktivním způsobem řešen zápis na skladovou položku.

Analytické účty v intervalu 900 - 999 NEJSOU vázány na položkový skladový systém - je umožněno na těchto účtech evidovat zásoby buď pouze účetně nebo využívat jiných programových modulů na skladové hospodářství.

Další podstatnou záležitostí je to, že příjem materiálu na sklad může být prováděn přímo zápisem pořízení došlé faktury. Je tedy nutné v tomto případě opatřovat došlé faktury údaji pro zápis příjmu na skladovou položku buď formou doložení příjemky nebo přímo označením skladu a položky na faktuře. Je tímto způsobem zlikvidováno fázové zpracování a zabezpečena minimalizace pořizování údajů. Propojením zápisu došlé faktury s jejím zúčtováním, včetně příjmu na sklad, je systémem vynucována důslednost oběhu prvotních dokladů.

Dalším faktorem, který bylo nutné realizovat, je možnost příjmu na skladovou položku nejen v množství a penězích, ale také pouze v penězích. Jsou to případy připočítání nákladů na dopravné buď formou dodavatelskou nebo aktivací vlastní činnosti.

U podniků s rozsáhlým skladovým hospodářstvím je možné využívat dvoufázovou likvidaci příjmu zásob - 112/111 příjemkou (v programu vedlejší pracoviště) a 111/321 při likvidaci faktury. U zboží samozřejmě účty 131 a 132.

Systém umožňuje provádět výdeje zásob, zboží nebo výrobků do mínusu. Bylo tedy nutné věnovat maximální pozornost cenovým relacím, kterými bude realizována část výdejů ze skladu, která je ve většině programů automatizována a systém n e u m o ž ň u j e v žádném režimu měnit cenové relace výdejů. Pro výdeje je použit systém průměrných cen, které se počítají metodou váženého aritmetického průměru. Na základě výdeje do mínusu, který tedy předchází příjem, může při zpracování dojít k řadě nepřesností v cenách výdejů ze skladu. Proto byl uplatněn systém, na základě něhož jsou výdejní ceny zásob v průběhu měsíčního období z á l o h o v á n y s tím, že účetní uzávěrka každého měsíce provede výpočet průměrné ceny ze stavu zásob k počátku měsíce a příjmů v daném měsíci. Takto spočítanou průměrnou cenou provede aktualizaci všech výdejů materiálových zásob uskutečněných v průběhu měsíce.

Tento způsob na základě důkladné analýzy a zkušeností vede k naplnění zákona o účetnictví. Z hlediska cen výdeje zásob je však nutné všechny tisky pro účely archivace a kontrol provádět výhradně po ukončení měsíce, t.j. využívat režimy tisku z archivních dat.

Příjem zásob přes účty 111,131

Dvoufázový příjem zásob je vhodné uskutečňovat u větších podniků, kde zápis na skladové položky provádí skladník, a příjem se provádí příjemkou. Pokud je prováděn dvoufázový příjem na sklad, je třeba mít k dispozici systém, který umožní sledování pohybu na účtech 111, 131. Tímto systémem je saldokonto. Při této variantě příjmu na sklad je nutné počítat s tím, že může být zanesena příjemka bez znalosti faktury nebo příjemka vzniká až po dojití faktury. Vzhledem k těmto možnostem je náš systém vybaven tzv. číslem dodávky, které se stává párovacím klíčem saldokonta u těchto účtů.

Pokud je příjemka v systému zaúčtována jako první, určuje číslo dodávky a při zaúčtování faktury je třeba zadat stejné číslo. Jedna faktura může být zaúčtována pomocí více příjemek a tedy s více čísly dodávek. Systém čísel dodávek je volitelný podnikem. Doporučujeme používat jednu z těchto variant:

1. První příjemka - číslo dodávky zadávat stejné s číslem příjemky. Následné zaúčtování došlé faktury - do čísla dodávky se pořídí číslo příjemky.

  účet 111,131,389                     účty skladu
──────────┬───────────────   ───────────────┬───────────────
          │     1.účetní operace            │
          │     příjem příjemkou            │
 ┌──────  │  ─────────────────────────────  │
 │        │    číslo dodávky se rovná       │
 │        │    číslu příjemky               │
 └─────────────────────────────────────┐
                                       │
        účet 321                       │
──────────┬─────────────               │
          │   ─────────────────────────┘
          │2. úč. operace- zadává se ve formul. došlé faktury
          │č. dodávky podle toho, jak je pořízeno v příjemce
          │(příjemku je vhodné přiložit k faktuře)



Tato varianta příjmů na sklad je doporučovaná, a zde je systémem parametrů podporován soulad čísla příjemky a čísla dodávky - viz podnikové parametry systému.

2. Pokud je nejprve zaúčtována došlá faktura - do čísla dodávky pořídit číslo faktury. Při pořizování příjemky je třeba opět do čísla dodávky pořídit číslo faktury.

      účet 321                      účty 111,131,389
──────────┬───────────────   ───────────────┬───────────────
          │     1.účetní operace            │
          │     faktura                     │
          │  ─────────────────────────────  │  ──────┐
          │    číslo dodávky se rovná       │        │
          │    číslu faktury                │        │
                                                     │
                          ┌──────────────────────────┘
                          │
                          │        účty 112,132
                          │     ─────────┬─────────
                          └─────────     │
                                         │
    2. účetní operace příjemka, do       │
    čísla dodávky je třeba pořídit       │
    stejné číslo jako u faktury          │



Tuto variantu nedoporučujeme - neodpovídá systémem účtování charakteristice systému. Příjmy na sklad jsou zanášeny do systému vždy se zpožděním, které se rovná minimálně času mezi vlastní dodávkou materiálu (zboží) a fakturou. Při této variantě příjmu musí být zpravidla použit výdej položek do mínusu se vším, co k tomu patří.